Rechnungen, Mahnwesen und Whitelabeling — im selben System wie der Auftrag.
Buchhaltung & Rechnungswesen führt Rechnungen, Angebote und Verträge auf denselben Auftragsdaten wie der Vertrieb, whitelabelt jedes PDF im eigenen Corporate Design mit eigenen Texten je Land und lässt eigene Dokumentvorlagen sowie Textvariablen für Dokumente und E-Mails im Baukasten entstehen — statt Rechnungen in einem zweiten System zu pflegen.
Alle Kennzahlen auf einen Blick, ohne Excel-Export
Offene Posten, überfällige Rechnungen sowie Netto- und Bruttoumsatz stehen für einen frei wählbaren Zeitraum bereit, dazu Rechnungsstatus als Verteilung und Umsatz nach Monat als Verlauf — auf denselben Auftragsdaten wie Angebot und Rechnung, nicht in einer separat gepflegten Tabelle.
- Offene Posten, überfällige Rechnungen, Netto- und Bruttoumsatz für jeden Zeitraum.
- Rechnungsstatus als Verteilung: entworfen, offen, überfällig, bezahlt.
- Überfällige und zuletzt erstellte Rechnungen direkt von der Übersicht aus öffnen.
Ein Status-Workflow für jeden Belegtyp
Rechnungen, Angebote und Verträge laufen in eigenen Listen mit Status (Entwurf, Offen, Überfällig, Bezahlt bzw. Gesendet/Nicht gesendet), Zeitraum-Filtern nach Monat, Quartal oder Jahr und denselben Aktionen: PDF öffnen, drucken, herunterladen oder direkt versenden. Verträge laufen als wiederkehrende Rechnungsstellung mit Intervall und nächstem Rechnungsdatum.
- Status Entwurf, Offen, Überfällig, Bezahlt je Rechnung, Gesendet/Nicht gesendet je Angebot.
- Wiederkehrende Verträge mit Intervall, nächstem Rechnungsdatum und Rechnungshistorie.
- Alle Verträge als ZIP herunterladen, für den Steuerberater oder das Archiv.
Positionen links, fertiges PDF rechts — live
Jedes Dokument durchläuft Entwurf, Rechnung, Gesendet und Bezahlt als sichtbaren Status-Stepper. Positionen, Gruppen und Arbeitszeiten werden links erfasst und Zwischensumme, MwSt. und Gesamtsumme laufend nachgerechnet, während rechts die Live-Vorschau exakt zeigt, was am Ende als PDF herauskommt — inklusive Entwurfs-Wasserzeichen, solange das Dokument nicht bestätigt ist.
- Positionen, Gruppen und Arbeitszeiten in derselben Tabelle erfassen.
- Live-Vorschau des PDFs, während das Dokument bearbeitet wird.
- Vorlagen laden oder das aktuelle Dokument als neue Vorlage speichern.
Jedes PDF im eigenen Corporate Design, für jedes Land
Drei Layouts stehen zur Wahl, von der klassischen bis zur modernen Rechnung, und Kopf sowie Fußzeile tragen Firmenname, Adresse und UID als HTML statt eines fixen Templates. Freitexte für Angebot, Lieferschein und Servicebericht lassen sich je Land eigenständig hinterlegen, und pro Belegtyp aktiviert ein Schalter die digitale Unterschrift mit frei benennbaren Rollen wie Kunde oder Techniker.
- Drei PDF-Layouts zur Auswahl, plus HTML-Header und -Footer im eigenen Branding.
- Eigene Freitexte je Land — Deutschland, Österreich, Schweiz jeweils einzeln.
- Digitale Unterschrift je Dokumenttyp, mit frei benennbaren Rollen.
Eigene Dokumentvorlagen im Baukasten, ohne Entwicklerteam
Über den Doku-Wizard entstehen eigene Vorlagen wie Arbeitsschein, Aufmaß oder Besprechungsprotokoll aus vorgefertigten Elementen — Firmenlogo, Kundendaten, Durchführungsadresse, Auftragsinformationen und mehr — per Drag-and-drop auf die Seite gezogen. Jede Vorlage bekommt eine eigene E-Mail- und WhatsApp-Vorlage für den Versand sowie eine eigene Ordnerstruktur für die erzeugten PDFs.
- Elemente per Drag-and-drop: Firmenlogo, Kundendaten, Durchführungsadresse und mehr.
- Vorlage einem Auftrag oder der Zeiterfassung zuordnen, je nach Verwendungszweck.
- Eigene E-Mail- und WhatsApp-Vorlage sowie Zielordner je Dokumentvorlage.
Von der Zahlungserinnerung bis zur Mahnstufe 2, automatisch
Mahnstufen von der reinen Zahlungserinnerung bis zu formalen Mahnungen mit Mahnspesen und Verzugszinsen sind frei konfigurierbar, jede mit eigener Mail-Vorlage und eigenem Nummernkreis. Textvariablen wie Kundenname, Rechnungsnummer oder Fälligkeitsdatum stehen in Dokumenten wie in E-Mails zur Verfügung — für Kunden, Partner und Lieferanten dieselbe schnelle, konsistente Kommunikation statt jeden Text von Hand zu tippen.
- Mahnstufen frei konfigurieren, von Zahlungserinnerung bis Mahnung mit Spesen.
- Mahnspesen und Verzugszinsen werden separat verbucht, die Ursprungsrechnung bleibt offen.
- Textvariablen für Kunden, Partner und Lieferanten gleichermaßen, in Dokument und E-Mail.
