Acht Tools für einen Auftrag

Ein Auftrag beginnt selten in einem Programm. Der Kunde ruft an, die Nummer bleibt im Handy. Die Preise kommen als PDF vom Großhändler. Das Angebot entsteht in Word, die Kundendaten liegen in Excel, der Termin im Kalender am Telefon, die Rückfrage läuft über WhatsApp, die Stunden landen auf einem Zettel im Auto. Ganz am Ende schreibt jemand die Rechnung — und tippt dabei zum vierten Mal dieselbe Adresse ab.

Das funktioniert. Erstaunlich lange sogar. Bis der erste Auftrag durchrutscht.

Woran man merkt, dass es zu viele sind

Fünf Punkte tauchen in fast jedem Gespräch mit Handwerks- und Gewerbebetrieben auf:

• Dieselben Daten werden mehrfach eingetippt: die Kundenadresse ins Angebot, in den Lieferschein, in die Rechnung.
• Auf die Frage nach dem Stand kommt „Ich schau nach" statt einer Antwort.
• Wichtige Absprachen stehen in einem WhatsApp-Verlauf, den genau eine Person auf ihrem Handy hat.
• Nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt — nicht, weil das System es vorschlägt.
• Fällt ein Mitarbeiter aus, fehlt nicht nur die Arbeitskraft, sondern der halbe Vorgang.

Einzeln ist keiner dieser Punkte ein Problem. Zusammen sind sie der Grund, warum der Freitagnachmittag für Papierkram draufgeht.

Was das wirklich kostet

Nicht die Lizenzgebühren. Die sind meist der kleinere Teil. Teuer sind die Übergaben: Jedes Mal, wenn eine Information von einem Programm ins nächste getragen wird, kostet das Zeit — und jedes Mal geht ein bisschen davonverloren. Der Anruf, der nie im Auftrag landet. Die Zusage auf der Baustelle, die niemand notiert. Die Stunde, die drei Wochen später keiner mehr zuordnen kann.

Der größte Hebel ist selten mehr Software. Er ist weniger Übergaben.

Eine Übung vor dem Umstieg

Bevor man Systeme vergleicht, hilft etwas Unspektakuläres: einen typischen Auftrag von der Anfrage bis zur Zahlung aufschreiben — und daneben notieren, in welchem Programm der jeweilige Schritt passiert. Wer das ehrlich macht, landet meistens bei sechs bis zehn Stationen.

Danach lautet die Frage nicht mehr „Welche Software kann am meisten?", sondern: Welche dieser Stationen fällt weg? Ein System, das Angebot, Auftrag, Termin, Anruf, Stunden und Rechnung am selben Vorgang hält, spart nicht Zeit, weil es schneller wäre. Sondern weil die Übergabe entfällt.

Ehrlicherweise gehört dazu: Für manche Betriebe lohnt sich das nicht. Wer fertigt, braucht Stücklisten und Produktionsplanung — dafür gibt es andere Systeme. Wer ausschließlich Projekte plant, ist mit einem Board gut bedient. Der Aufwand rechnet sich dort, wo ein Auftrag durch viele Hände geht.

Wie das bei Nexoro aussieht

Genau dafür ist Nexoro gebaut: Kunde, Angebot, Auftrag, Aufgaben, Anrufe, Dokumente, Zeiten und Rechnung hängen an einem Vorgang — in einer eigenen Instanz mit eigener Datenbank je Betrieb. Wenn Sie wissen wollen, ob das zu Ihrem Ablauf passt: Schreiben Sie uns Ihren typischen Auftrag, wir gehen ihn einmal gemeinsam durch.