Восемь программ на один заказ

Заказ редко начинается в одной программе. Клиент звонит — номер остаётся втелефоне. Цены приходят PDF-файлом от поставщика. Смета пишется в Word,данные клиента лежат в Excel, встреча попадает в телефонный календарь,уточнение идёт через WhatsApp, а часы записываются на листок в машине. Всамом конце кто-то выставляет счёт — и в четвёртый раз вбивает тот же адрес.

Это работает. На удивление долго. Пока не потеряется первый заказ.

Как понять, что программ слишком много

Пять вещей всплывают почти в каждом разговоре с производственными исервисными компаниями:

• Одни и те же данные вводятся заново: адрес клиента в смету, в накладную, в счёт.
• На вопрос о статусе заказа отвечают «сейчас посмотрю», а не по существу.
• Важные договорённости остаются в переписке WhatsApp, которая есть ровно у одного человека в телефоне.
• О клиенте вспоминают тогда, когда кто-то об этом вспомнил, а не когда подсказала система.
• Если сотрудник заболел, не хватает не только рабочих рук — вместе с ним пропадает половина процесса.

По отдельности ни один пункт не проблема. Вместе они — причина, по которойвечер пятницы уходит на бумаги.

Во что это обходится на самом деле

Не в стоимость лицензий — она обычно меньшая часть. Дорого обходятсяпередачи: каждый раз, когда информация переносится из одной программы вдругую, это стоит времени — и каждый раз что-то теряется. Звонок, которыйтак и не попал в заказ. Обещание на объекте, которое никто не записал. Часработы, который через три недели уже не к чему привязать.

Самый большой выигрыш — редко в новых программах. Он в меньшем числепередач.

Упражнение перед переходом

Прежде чем сравнивать системы, помогает простое упражнение: выписать одинтипичный заказ от заявки до оплаты — и рядом отметить, в какой программепроисходит каждый шаг. Если делать это честно, обычно получается от шести додесяти пунктов.

После этого вопрос звучит уже не «какая программа умеет больше всего», акакой из этих пунктов исчезнет. Система, в которой смета, заказ, встреча,звонок, часы и счёт держатся на одной записи, экономит время не потому, чтоработает быстрее, а потому, что передача больше не нужна.

Честно говоря, окупается это не для всех. Тем, кто производит, нужныспецификации и планирование производства — для этого есть другие системы.Тем, кто только ведёт проекты, достаточно доски задач. Смысл появляется там,где заказ проходит через много рук.

Как это устроено в Nexoro

Именно для этого Nexoro и сделан: клиент, смета, заказ, задачи, звонки,документы, часы и счёт держатся на одной записи — в отдельном экземпляре ссобственной базой данных для каждой компании. Хотите проверить, подходит лиэто вашему процессу — пришлите нам свой типичный заказ, и мы разберём еговместе.